Digitale Anamnese und DSGVO: Was Therapiepraxen wissen sollten
Ein Anamnesebogen enthält Gesundheitsdaten, also besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO. Digital ist er deshalb nicht verboten, aber er braucht drei Dinge: einen Anbieter, der als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO vertraglich gebunden ist, technische Schutzmaßnahmen wie Verschlüsselung, und ein Löschkonzept, das die Aufbewahrungspflicht nicht unterläuft.
Diese Seite erklärt die Grundlagen aus Sicht eines Anbieters. Sie ist keine Rechtsberatung; für Ihre Praxis im Einzelfall ist Ihr Datenschutzbeauftragter die richtige Stelle.
Anamnesedaten sind Gesundheitsdaten
Beschwerden, Vorerkrankungen, Medikamente, Operationen – fast alles, was in einem Anamnesebogen steht, sind Gesundheitsdaten im Sinne von Art. 4 Nr. 15 DSGVO. Für sie gilt Art. 9 DSGVO: Ihre Verarbeitung ist grundsätzlich untersagt, außer eine der dort genannten Ausnahmen greift. Für Praxen ist das in der Regel Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO – die Verarbeitung für Zwecke der Gesundheitsversorgung und Behandlung durch Personen, die einem Berufsgeheimnis unterliegen. Verantwortlich im Sinne der DSGVO bleibt die Praxis, ob der Bogen nun auf Papier oder digital ausgefüllt wird.
Der Anbieter ist Auftragsverarbeiter
Sobald ein externer Dienst die Angaben der Patienten speichert, verarbeitet er sie im Auftrag der Praxis. Dafür verlangt Art. 28 DSGVO einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag). Er legt fest, dass der Anbieter die Daten nur nach Weisung der Praxis verarbeitet, und beschreibt in einer Anlage die technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) nach Art. 32 DSGVO. Ein Anbieter, der den AV-Vertrag erst nach Vertragsschluss herausgibt, lässt Sie die wichtigste Unterlage zuletzt prüfen. Bei Mirwena ist der AV-Vertrag im Preis enthalten, und die Beispielfassung (PDF) liegt vor dem ersten Gespräch offen.
Aufbewahren: Löschen ist nicht immer richtig
Datensparsamkeit heißt bei Behandlungsunterlagen nicht, möglichst früh zu löschen. Nach § 630f Abs. 3 BGB ist die Patientenakte zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren, soweit nicht andere Vorschriften etwas anderes bestimmen. Ein digitaler Anamnesebogen, der abgeschlossene Befunde nach wenigen Wochen automatisch löscht, kann genau diese Pflicht unterlaufen. Sinnvoll ist deshalb eine Trennung: Zugänge, die nie ausgefüllt wurden, verfallen automatisch; für abgeschlossene Befunde legt die Praxis die Frist selbst fest.
Sieben Fragen an einen Anbieter
- Gibt es einen AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO – und kann ich ihn vor dem Abschluss lesen?
- Sind die Gesundheitsdaten in der Datenbank verschlüsselt, nicht nur bei der Übertragung?
- Liegen die Daten mehrerer Praxen getrennt, oder in einem gemeinsamen Datentopf?
- Wer hat Zugriff – persönliche Konten, Zwei-Faktor-Anmeldung, Rechte je Behandler?
- Wie lange sind die Zugänge für Patienten gültig, und wie oft lassen sie sich benutzen?
- Was wird wann gelöscht, und wer legt die Frist für abgeschlossene Befunde fest?
- Wo stehen die Server, und welche Unterauftragnehmer sind beteiligt?
Wie Mirwena das umsetzt
- Verschlüsselt in der Datenbank. Beschwerden, Vorerkrankungen, Medikamente und Unterschrift liegen feldweise verschlüsselt, nicht im Klartext. Übertragen wird über HTTPS.
- Eigene Installation je Praxis. Eigene Datenbank, eigener Schlüssel – kein gemeinsamer Datentopf mehrerer Praxen.
- Zugänge, die verfallen. Jeder Link gilt 24 Stunden und lässt sich genau einmal absenden. Die E-Mail an den Patienten enthält nur den Zugang, keine Gesundheitsdaten.
- Zugriff nur mit persönlichem Konto. Optional mit Zwei-Faktor-Anmeldung; Therapeuten sehen nur ihre eigenen Befunde.
- Löschkonzept statt Datenhalde. Nicht ausgefüllte Zugänge verfallen automatisch. Für abgeschlossene Befunde legen Sie die Frist fest; im Auslieferungszustand wird nichts gelöscht, damit § 630f BGB nicht unterlaufen wird.
- AV-Vertrag inklusive. Nach Art. 28 DSGVO, mit dokumentierten TOM.
Häufige Fragen zum Datenschutz
Ist ein digitaler Anamnesebogen DSGVO-konform möglich?
Ja. Entscheidend sind ein AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO mit dem Anbieter, technische Schutzmaßnahmen wie die Verschlüsselung der Gesundheitsdaten und ein Löschkonzept, das die Aufbewahrungspflicht nach § 630f BGB berücksichtigt.
Brauche ich für einen digitalen Anamnesebogen einen AV-Vertrag?
Ja, sobald ein externer Anbieter die Angaben Ihrer Patienten speichert. Bei Mirwena ist der AV-Vertrag im Preis enthalten, und eine Beispielfassung steht vorab als PDF auf der Seite.
Darf der Zugang zum Bogen per E-Mail verschickt werden?
Die E-Mail von Mirwena enthält nur den Zugang zum Bogen, keine Gesundheitsdaten. Die Angaben selbst werden über HTTPS übertragen und verschlüsselt gespeichert; der Zugang gilt 24 Stunden und lässt sich genau einmal absenden.
Wie lange müssen Anamnesebögen aufbewahrt werden?
Als Teil der Patientenakte in der Regel zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung, nach § 630f Abs. 3 BGB. Bei Mirwena legt die Praxis die Frist für abgeschlossene Befunde selbst fest.
Den Bogen selbst ausfüllen
Die Demo läuft ohne Anmeldung im Browser, am besten auf dem Handy. Danach sehen Sie, was in der Praxis ankommt. Für den Test im Alltag gibt es 30 Tage eine eigene Installation, ohne Zahlungsdaten.