Patientenakten aufbewahren und löschen
Datensparsamkeit heißt bei Behandlungsunterlagen nicht, früh zu löschen – im Gegenteil. Diese Seite sagt, wie lange eine Therapiepraxis aufbewahren muss, ab wann die Frist läuft, was in ein Löschkonzept gehört und was bei Einsicht, Kopie und Praxisübergabe gilt.
Diese Seite fasst die Regeln zusammen, die beim Bau von Mirwena zu klären waren, und nennt die Fundstellen. Sie ist kein Rechtsrat; was für Ihre Praxis gilt, entscheidet Ihr Datenschutzbeauftragter oder eine Fachanwältin.
Zehn Jahre – und ja, auch in der Therapiepraxis
Die Patientenakte ist zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren, soweit nicht andere Vorschriften etwas anderes bestimmen. Das steht in § 630f Abs. 3 BGB.
Diese Vorschrift wird oft für reines Arztrecht gehalten. Das ist sie nicht: Das Gesetz spricht vom Behandelnden, und nach der Gesetzesbegründung zum Patientenrechtegesetz (BT-Drucksache 17/10488) ist damit jeder gemeint, der die medizinische Behandlung eines Menschen zusagt – ausdrücklich auch Angehörige der Heilhilfsberufe. Physiotherapie und Osteopathie fallen also darunter, und mit der Aufbewahrungspflicht auch die Dokumentationspflicht aus denselben Vorschriften.
Die Frist ist eine Untergrenze, keine Obergrenze
Das ist der Punkt, an dem die DSGVO am häufigsten missverstanden wird. Der Grundsatz der Speicherbegrenzung (Art. 5 Abs. 1 lit. e) verlangt, Daten nicht länger als nötig zu speichern – er verlangt nicht, so früh wie möglich zu löschen. Solange eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht läuft, ist das Löschen nicht datensparsam, sondern ein Verstoß gegen diese Pflicht. Und nach Ablauf der zehn Jahre kann es Gründe geben, länger aufzubewahren – etwa einen laufenden Haftungsfall. Beides gehört entschieden und aufgeschrieben, nicht dem Zufall überlassen.
Ab wann die Frist läuft
Nicht ab dem einzelnen Termin und nicht ab dem Anlegen der Akte, sondern ab Abschluss der Behandlung. In einer Therapiepraxis ist das in der Regel die letzte Einheit einer Verordnung.
Daraus folgt etwas, das in der Praxis gern übersehen wird: Kommt derselbe Patient zwei Jahre später mit einem neuen Rezept und wird die bestehende Akte fortgeführt, läuft die Frist für die gesamte Akte ab dem Abschluss dieser neuen Behandlung. Ein Löschlauf, der stur nach dem Anlagedatum eines Dokuments geht, löscht deshalb zu früh.
Was in ein Löschkonzept gehört
Ein Löschkonzept ist kein Formblatt, sondern die Antwort auf vier Fragen je Unterlagenart: Wie lange? Ab wann? Wie wird gelöscht? Und wer prüft das wann?
| Unterlage | Frist | Grundlage und Fristbeginn |
|---|---|---|
| Patientenakte samt Anamnesebogen, Befund und Behandlungsdokumentation | 10 Jahre | § 630f Abs. 3 BGB, ab Abschluss der Behandlung |
| Rechnungen und steuerlich relevante Unterlagen | 10 Jahre | § 147 AO, ab Ende des Kalenderjahres |
| Nie ausgefüllte Formulare und abgelaufene Zugänge | sofort | Keine Aufbewahrungspflicht – es gibt keine Behandlung, die zu dokumentieren wäre |
| Terminbuch, Wartelisten, Kontaktdaten ohne Behandlung | kurz | Nur solange der Zweck besteht; die Frist legt die Praxis fest und schreibt sie auf |
Dazu drei Dinge, die ein Konzept erst brauchbar machen:
- Ein Turnus. Ein Löschkonzept ohne festen Termin, an dem jemand tatsächlich löscht, ist eine Absichtserklärung. Einmal im Jahr genügt, aber es muss stattfinden und jemandem gehören.
- Die Sicherungskopien. Eine Akte, die aus der Software gelöscht und im Backup noch fünf Jahre vorhanden ist, ist nicht gelöscht. Entweder laufen die Sicherungen in einem überschaubaren Zyklus aus, oder das Konzept sagt, wie mit ihnen umgegangen wird.
- Das Papier. Patientenunterlagen gehören in einen Aktenvernichter mit passender Sicherheitsstufe, nicht in den Papierkorb. Wer das extern vergibt, hat damit einen Dienstleister, der im Auftrag verarbeitet – und braucht dafür einen AV-Vertrag, denn auch das Löschen ist eine Verarbeitung.
Einsicht und Kopie: Seit Februar 2026 ist die erste Abschrift kostenlos
Patientinnen und Patienten können jederzeit Einsicht in ihre vollständige Akte verlangen, ohne einen Grund zu nennen (§ 630g Abs. 1 BGB). Neu und in vielen Ratgebern noch falsch dargestellt ist die Kostenfrage:
Die erste Abschrift der Behandlungsakte ist unentgeltlich. Das steht seit dem 6. Februar 2026 ausdrücklich in § 630g Abs. 1 Satz 4 BGB, eingefügt durch das Gesetz vom 3. Februar 2026. Davor durften Praxen Kopierkosten verlangen, gestützt auf die Berufsordnungen. Vorausgegangen war ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 26. Oktober 2023 (C-307/22), nach dem eine nationale Kostenregelung dem Auskunftsrecht aus Art. 15 DSGVO nicht entgegenstehen darf.
Wer also noch eine Preisliste für Aktenkopien im Empfangsbereich hängen hat: Die erste Abschrift gehört da heraus. Für Erben und nächste Angehörige gilt die Kostenfreiheit nicht in gleicher Weise; dort bleibt es bei der Kostenerstattung nach § 630g Abs. 3 BGB.
Praktische Folge für die Organisation: Die Akte muss sich herausgeben lassen – vollständig, lesbar und ohne tagelange Sucherei. Ein Bestand, der zur Hälfte aus handschriftlichen Zetteln in einem Ordner besteht, macht diese Auskunft zur Arbeit.
Praxisaufgabe und Praxisübergabe
Der Aktenbestand lässt sich nicht einfach mitverkaufen. Die Aufbewahrungspflicht bleibt beim Abgebenden, und die Akten dürfen dem Nachfolger nicht ohne Weiteres offenstehen – dem stehen Schweigepflicht und Datenschutz entgegen.
Üblich ist deshalb das Zwei-Schrank-Modell, das etwa das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht in seiner Auslegungshilfe zur Praxisübergabe beschreibt: Der Nachfolger verwahrt den Altbestand verschlossen für den Abgebenden, rechtlich eine Verwahrung nach §§ 688 ff. BGB. Erst wenn eine Patientin einwilligt, wandert ihre Akte in den zweiten Schrank und darf genutzt werden. Bei elektronischen Akten gilt dasselbe – der Altbestand ist zu sperren und der Zugriff zu sichern, eine Datenbank, die der Nachfolger vollständig lesen kann, erfüllt das nicht.
Bei einer Praxisaufgabe ohne Nachfolger muss der Bestand trotzdem bis zum Ablauf der Frist sicher verwahrt und erreichbar bleiben. Das ist einer der Punkte, an denen digitale Akten deutlich einfacher sind als zwanzig Umzugskartons.
Wie Mirwena das löst
Die Aufbewahrungspflicht war der Grund für eine Voreinstellung, die zunächst widersinnig aussieht: Abgeschlossene Befunde werden nie automatisch gelöscht. Der Aufräumbefehl kennt eine Aufbewahrungsfrist, sie steht aber standardmäßig auf „niemals löschen" und muss bewusst eingeschaltet werden. Ein Anamnesetool, das abgeschlossene Bögen nach ein paar Wochen abräumt, würde § 630f Abs. 3 BGB unterlaufen, ohne dass es jemandem auffällt – der Bogen ist dann einfach weg.
Getrennt davon behandelt werden die Fälle ohne Dokumentationswert: Ein Zugang, der verschickt und nie ausgefüllt wurde, läuft nach 24 Stunden ab und wird nach einer Karenzzeit von sieben Tagen gelöscht. Dahinter steht keine Behandlung, also auch keine Pflicht, irgendetwas aufzubewahren – nur ein Datensatz, der niemandem nützt.
Was dabei hilft: Die Befunde liegen feldweise verschlüsselt, jede Praxis hat eine eigene Datenbank mit eigenem Schlüssel, und ein Befund lässt sich als PDF für die Patientenakte exportieren. Die Einzelheiten dazu stehen unter Digitale Anamnese und DSGVO und, für die vertragliche Seite, unter AV-Vertrag für Therapiepraxen.
Häufige Fragen
Wie lange muss eine Physiotherapiepraxis Patientenakten aufbewahren?
In der Regel zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung. Die Frist steht in § 630f Abs. 3 BGB und gilt, soweit nicht andere Vorschriften eine andere Frist bestimmen. Sie ist eine Untergrenze, keine Obergrenze.
Gilt § 630f BGB auch für Physiotherapeuten und Osteopathen?
Ja. Das Gesetz spricht vom Behandelnden, nicht vom Arzt. Nach der Gesetzesbegründung zum Patientenrechtegesetz (BT-Drucksache 17/10488) ist damit jeder gemeint, der die medizinische Behandlung eines Patienten zusagt – ausdrücklich auch Angehörige der Heilhilfsberufe wie die Physiotherapie.
Ab wann läuft die zehnjährige Frist?
Ab Abschluss der Behandlung, nicht ab dem einzelnen Termin und nicht ab dem Anlegen der Akte. Kommt derselbe Patient nach drei Jahren mit einem neuen Rezept wieder und wird die Akte fortgeführt, beginnt die Frist für die gesamte Akte mit dem Abschluss dieser Behandlung neu.
Was kostet die Kopie der Patientenakte?
Die erste Abschrift ist seit dem 6. Februar 2026 unentgeltlich. Das steht in § 630g Abs. 1 Satz 4 BGB, eingefügt durch das Gesetz vom 3. Februar 2026, und setzt ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 26. Oktober 2023 (C-307/22) um. Davor konnten Praxen Kopierkosten verlangen.
Was gehört in ein Löschkonzept für die Praxis?
Eine Liste der Unterlagenarten, für jede eine Frist mit Rechtsgrundlage, ein definierter Startpunkt der Frist, das Verfahren der Löschung samt Sicherungskopien und Papier, sowie eine Zuständigkeit und ein Turnus. Ein Löschkonzept ohne Turnus ist eine Absichtserklärung.
Was passiert mit den Akten bei einer Praxisübergabe?
Der Altbestand darf nicht einfach mitverkauft werden. Üblich ist das Zwei-Schrank-Modell: Der Nachfolger verwahrt die alten Akten verschlossen für den Abgebenden und darf eine Akte erst nutzen, wenn die betroffene Person eingewilligt hat. Bei elektronischen Akten ist der Altbestand entsprechend zu sperren.
Den Bogen selbst ausprobieren
Die Demo läuft ohne Anmeldung im Browser, am besten auf dem Handy – so, wie ihn ein Patient bekäme. Danach sehen Sie, was in der Praxis ankommt und was davon in die Akte wandert.